ABC XYZ анализ – что это и как его проводить

Проблема логистики и реализации товаров актуальна для небольших торговых предприятий и крупных компаний.

Если товарный ассортимент превышает несколько позиций, а это характерно даже для маленького магазина формата «у дома» или ИП, использующего маркет-плейсы, то приходится выбирать: в какие позиции вкладывать ресурсы, а какие не заслуживают пристального внимания.

ABC XYZ – это 2 основных способа анализа, используемые по отдельности, но чаще совместно. Они помогают понять:

• какие товары будут всегда пользоваться спросом, поэтому на складе должно быть достаточное количество;
• нужно ли корректировать ассортимент и каким образом это делать;
• есть ли приоритетные клиенты, а если их много – как распределить внимание;
• прибыльные и убыточные направления бизнеса (партнеры, товары).

С помощью этого анализа можно добиться эффективности использования ресурсов не только для товаров, но и применительно к сотрудникам компании.

Например, если call-центр принимает звонки-заявки, то принцип «выгоды» позволяет определить, на какие заказы следует в первую очередь обращать внимание менеджеров, «прорабатывать» до конца, а какие можно если не игнорировать, то оставлять «на потом».

Матрица ABC XYZ анализа

Что такое АBC-анализ

Принцип Парето гласит: 80 % результатов «получаются» из 20 % усилий. В такой форме это звучит слишком ультимативно – мол, как ни старайся, но четыре пятых работы и финансовых затрат уйдет «в никуда», но на практике принцип хорош для оптимизации, потому что на основе этих 20% можно выстроить более выгодную схему.

В ней тоже будет соблюдаться принцип «80 и 20», но уже в несколько раз эффективнее.

ABC-анализ является как раз таким инструментом, позволяющим разделить «усилия», будь то трудовые или денежные вложения. Существует 3 категории, по которой разделяются товары или услуги:

1. А – наиболее востребованные. Те самые 20%, которые приносят четыре пятых всей прибыли, от них ни в коем случае нельзя отказываться. На примере обычной кофейни со средним оборотом: это кофе эспрессо, капучино, латте. 3 базовых позиции, которые заказывают чаще всего, они всегда популярны, зимой и летом.
2. B – средние по соотношению окупаемости и вложений, на них приходится около 15% дохода, а затрат идет до 30% всех ресурсов. Если продолжать аналог с кофейней, то это будут достаточно сложные в приготовлении мокко, какао, раф – их заказывают не так часто, как базовые позиции, вместе с тем, они требуют дополнительных «ресурсов». Например, какао.
3. C – не слишком ценные. Их много, половина всего ассортимента, а доходность – всего 5%. В кофейне это могут быть разные экзотические напитки, вроде пряного или марокканского чая – все-таки поклонники чая с большей вероятностью пойдут его пить в заведение, специализирующееся именно на таком напитке.

Зачастую возникает вопрос: как быть с новинками?

Люди консервативны и не сразу привыкают к обновлению ассортимента. Если кто-то несколько лет покупал себе стаканчик латте, то он вряд ли решится на экспериментальный ванильный моккачино.

Но у новинок может быть потенциал: когда-то все сверхпопулярные товары были новинками, а компаниям приходилось вкладываться в раскрутку.

ABC анализ продаж мобильных телефонов

Что такое XYZ-анализ

Этот анализ применяется для того, чтобы понять, есть ли спрос на товары и услуги, насколько он активный. Способ позволяет отследить такие факторы, как суточность или сезонность, зависимость от дней недели. Среди примеров с кофейней.

Зимой будут более популярны горячие напитки – холодно, люди хотят согреться стаканчиком горячего кофе.Однако это не причина совсем исключать из продаж «холодные» кофейные напитки.

Они будут максимально популярны в жаркие летние месяцы, когда люди будут стараться уже не согреться, а наоборот, охладиться.

Упадет ли при этом спрос на горячий кофе?

Совершенно необязательно, многие утром привыкли к обжигающему напитку, идут на работу, когда еще достаточно прохладно, поэтому не станут отказываться от привычной покупки.

Переменные в XYZ-анализе обозначают следующее:

1. X – всегда стабильный спрос на какой-либо продукт или услугу, точность прогноза максимально высокая. Коэффициент вариации от 0 до 10% – то есть, изменения в пределах 10 процентов спроса.
2. Y – менее регулярный спрос, который не так просто спрогнозировать, есть много различных влияющих факторов. Зависимость от сезонности, дней недели и т.д. Коэффициент в пределах до 25%.
3. Z – единичные заказы, приобретаются товары или заказываются услуги редко, трудно отследить, от чего зависит. Коэффициент от 25%.

Есть нюанс: иногда в группу Z попадают самые «дорогостоящие» заказы. Тендер, крупная разовая покупка неких товаров или услуг. В примере с кофейней или рестораном – это серьезный банкет-корпоратив на 1000 персон, где заказывают экзотические блюда и редкие элитные сорта вин и коньяков.

Безусловно, заведение сделает огромную кассу на таком заказе, но анализ говорит о том, что рассчитывать только на подобные «счастливые» случаи опасно для бизнеса.

XYZ анализ продаж мобильных телефонов

В каких ситуациях проводят ABC-XYZ-анализ

Некоторые маркетологи считают, что ABC-анализ желательно проводить постоянно, чтобы «фильтровать» товары и услуги, понимать, что пользуется популярностью, а что лучше оставить «за бортом». Как минимум, подобный анализ рекомендовано проводить раз в квартал, при подведении каких-либо итогов.

Также он может потребоваться при введении нового продукта: он не станет популярным сразу же, но желательно отслеживать «рост» спроса, а если его нет – то имеет смысл отказаться от новинки.

Другая ситуация: изменение производственных процессов. Компания внедрила экологичную упаковку, поставила новую аппаратуру, но продолжают поставлять старые пакеты и коробки. Иногда, особенно при наличии нескольких точек, отследить такие моменты непросто без видимых данных, которые показываются цифрами.

ABС-анализ подскажет:

1. Когда не стоит пытаться продать то, что не пользуется спросом – иногда можно реализовать такие товары с помощью рекламных акций и специальных скидок, но это не оправдывает себя, особенно в долгосрочной перспективе.
2. Когда не нужно вкладывать имеющиеся средства в какой-либо актив, будь то орудия производства, товары под дальнейшую реализацию или расширение ассортимента услуг.

Если нужно отследить «работу» позиций на протяжении определенного времени, то лучше всего подойдет смешанный ABC-XYZ-анализ. Специалисты говорят о комплексном подходе. Анализ достаточно прост, поскольку не требует никаких особенно сложных инструментов, проводится в обычном редакторе Excel.

В ходе проверки выявляются:

• ресурсы – товары или материалы, которые лежат на складе и мало используются;
• ресурсы, которые должны всегда находиться на складе, потому что они необходимы постоянно и не «задерживаются»;
• неликвиды – в том числе, можно проанализировать, каким способом можно реализовать с оптимизацией затраты на хранение, складское обслуживание;
• возможности возвращения неликвидов в продажу – возможно, их реально добавить к каким-нибудь более популярным, по такому принципу продаются товары «купи товар и получи другой в подарок;
• возможности для более грамотного контроля за счет разделения на девять основных групп, по отношению к каждой можно будет использовать различные подходы стимуляции потребления и сбыта.

Анализ двойной, но дает представление о разных понятиях. Для начала рекомендовано проводить ABC-анализ, поскольку он дает комплексное представление о том, какие товары и услуги приносят максимальную отдачу.

XYZ-анализ предлагает понять, насколько стабилен спрос, стоит ли экспериментировать, если да, то в какой момент времени (в том числе, с учетом сезонного спроса).

Что нужно для ABC-XYZ-анализа

Для начала рекомендовано проводить ABC-анализ, потому что для XYZ требует большего разброса по времени, в идеале – отчетов хотя бы за год. Тогда как «первую часть» исследования нетрудно реализовать даже на начальном этапе запуска бизнеса. Нужно:

• отчеты о продажах товаров;
• отчеты о списании на производство материалов;
• отчет о номенклатурных позициях.

Дополнительно для XYZ-метода нужно будет получить информацию в натуральных величинах, что повысит точность исследования.

Программа для использования: Excel или 1C, можно задействовать их в связке. Тогда из 1С-системы необходимо будет «вытащить» данные по позициям, подключив встроенные возможности аналитики.

Преимущество ABC-XYZ заключается в том, что неважно, о каких именно товарах или расходниках идет речь. Анализ позволяет отследить тенденцию в каждом направлении, поэтому он и называется в честь алгебраических переменных, вместо которых можно подставить любое значение.

Практический ABC-анализ

Потребуется редактор Excel. Он умеет самостоятельно высчитывать формулы, если правильно задать ее изначально.

Схема работы такая:

1. Определиться с целью анализа. Выявить объект анализа, а также параметры – как именно решили делать сортировку по группам.
2. Отсортировать параметры от большего к меньшему.
3. Суммировать показатели, например, числа по сумме выручки, по объемам заказов в день или за другой временной период.
4. Определить процентное соотношение каждой доле в едином результате.
5. Использовать технологию «нарастающий итог», которая применяется к каждому из параметров.
6. Определить значение, приближенное к 80 %, чтобы определить нижнюю границу А-группы. Иногда это значение меньше 80.
7. Верху будут находиться наилучшие результаты.
8. В группе B нужно будет выявить параметр со значением, которое будет равно или приближаться к 95%, это нижняя граница этой группы.
9. Все, что ниже, будет соотнесено с подгруппой С. Далее нужно посчитать численное значение по каждой из категорий, соотнести с количеством позиций, а затем найти долю каждой из категорий в общей сумме.

Для автоматизации необходимо сделать таблицу в Excel. Предполагается, что будет номер позиции по порядку (одна графа), доля реализации по позиции в процентах, а также результат по доли реализации нарастающим итогом. Чтобы сделать такую таблицу надо:

1. Зайти в программу, выбрать в главном меню «Данные», а затем подпункт «Сортировка».
2. Определить долю по каждому типу, для этого есть готовые формулы, например: =F5/СУММ($F$5:$F$15).
3. Формула для накопительного итога включает суммирование ячеек в виде, например: =F6+H5.
4. По результатам будет видно, какие из товаров «забирают» границу до 80 %, какие от 80 до 95%, какие 95-100%.

Когда будут подставлены конкретные товары, то будет наглядно видно, что, если пользоваться примером с кофейней, американо и эспрессо дают до 80% всех продаж, капучино и раф – 15%, а чай и айс-кофе – 5%. В результате может выясниться, что несколько позиций обеспечивают основную выручку компании.

Минусы метода

АBC-анализ, на первый взгляд, смотрится как «панацея», но сам по себе, без XYZ довольно бесполезен:

• результаты условны;
• не учитывают никаких нюансов;
• не оценивает сезонность.

Именно поэтому требуется комплексный ABC-XYZ-анализ.

Как проводят XYZ-анализ на практике

Методика является и дополнением к ABC, и необходимым анализом, чтобы понять прогнозы по рентабельности товаров, вложений, услуг. Главный параметр – это коэффициент вариации, который устанавливает «разброс» между средними показателями.

У него нет своих единиц измерения, зато он помогает отслеживать «тренды», динамику, сезонность и другие характеристики, благодаря которым можно вовремя реагировать на изменения.

Работа ведется также через Excel.

1. Вводим товарные группы и находим для них коэффициенты вариации. Для этого используем формулы вида: =СТАНДОТКЛОНП(B3:E3)/СРЗНАЧ(B3:E3).
2. Формула расчета для результата функций: СТАНДОТКЛОНП и СРЗНАЧ.
3. Далее необходимо классифицировать значения, распределив все товары по группам – X, Y или Z соответственно. Для этого нужна функция Excel «ЕСЛИ», а формула будет иметь вид: =ЕСЛИ(I3<=10%;»X»;ЕСЛИ(I3<=25%;»Y»;»Z»)).
4. Смотрим по результатам: распределение «раскидывает» все товары по группам, причем, в X будут те, которые обнаруживают стабильный спрос. У них будет незначительное колебание по сезонности, поэтому всегда стоит поддерживать необходимый запас.

Некоторые специалисты рекомендуют вообще удалять все товары или услуги группы Z и предлагаемого ассортимента.

Совмещенный ABC-XYZ-анализ

У обоих методов по отдельности есть важный недостаток: они не показывают всей картины. Поэтому желательно совмещать оба:

1. Сделать оба анализа по отдельности.
2. Взять результаты ABC-анализа, XYZ-анализа. Поместить их в новую таблицу.
3. По каждому товару проставить соответствующие метки, в результате чего могут получиться результаты вида: AX или CZ, а также CY или даже AZ.
4. Это поможет получить исчерпывающие результаты по спросу и прогнозируемости.

Возвращаясь к примеру с кофейней: напиток «ледяной моккачино» вполне может получить статус CX. Он не продается часто, но его покупают постоянные клиенты или его начинают приобретать в определенное время года, летом. Поэтому, можно будет решить, что избавляться от этого предложения из меню все-таки не стоит.

Интерпретация результатов

Общие характеристики товаров по двум буквам:

• AX, BX – постоянный спрос, высокий спрос, всегда должно быть много и без задержек;
• AY, BY – высокий, но нестабильный спрос, например, цветы ко Дню Учителя или конфеты к Дню Святого Валентина;
• AZ, BZ – могут пользоваться большим спросом, но редко, поэтому закупка связана с риском, тут можно порекомендовать иметь в виду хороших поставщиков;
• CX – покупают редко, но постоянно;
• CY – редко и от случая к случаю;
• CZ – спонтанные товары, новинки, могут получить свое развитие, но лучше не приобретать больших партий.

Некоторые специалисты рекомендуют избавляться от товаров или активов типа CZ, однако нужно все-таки смотреть на каждый конкретный случай.

Заключение

Данную методику используют не только в бизнесе. ABC-XYZ-анализ находит свое применение в HR-аналитике, чтобы понять, какие вакансии необходимо «заполнить» в первую очередь, не скупиться на заработную плату, а где переплачивать сотрудникам не имеет смысла.

Технология применяется в даже в сфере личных финансов, позволяя грамотно распоряжаться инвестициями, заработной платой, вкладываться в те или иные затраты – от покупки продуктов питания до автомобилей, ремонта и других крупных трат.